如何有效推进事项的执行?

六月ゝ 毕业季﹏ 提交于 2019-11-28 06:04:14

此文已由作者张晓燕授权网易云社区发布。

欢迎访问网易云社区,了解更多网易技术产品运营经验。


背景:


你一定遇到过这样的情况,除了项目本身的版本之外,还有各种各样的事项需要推动和跟进,这些事项的项目背景、重要程度、持续时间、成员情况可能都不尽相同。那么,如何有效的推进这类事项的执行和落地呢?笔者加入数据科学中心的一段时间内,经历了大数据官网、产品发布会、产品实施部署、客户问题反馈等各种事项,分享一些个人的实践和探索供大家参考。


先别急着执行


接到事务的时候,尤其是比较紧急的情况下,往往就直接扑上去做了。笔者在跟进大数据官网的时候,工作分配、计划制定、沟通机制等事情都安排妥当,便以为可以顺利推进下去,谁知在跟进的过程中就遇到了各种疑问和阻碍‘为什么需要尽快上线呢?’‘这个版本的目标是什么?’‘临时有项目版本的事情需要处理,官网的优先级是怎样的?’,这些问题本应在最开始就考虑清楚并传达给团队,可是却犯了急着去执行的错误。


总结起来,在事情初始阶段容易犯的错误如下:

  • 没有搞清楚必要的背景和来龙去脉,难以采用有效的方式执行;

  • 没有真正理解目标(短期/长期),导致执行结果和预期存在差异;

  • 并未合理判断事情的优先级,对日常版本工作造成了不必要的影响;

  • 没有和执行团队充分沟通清楚,难以有效推动;


在开始执行前,确保考虑清楚以下这个checklist,可能会对事项的推动和跟进有所帮助:


o  事项背景

o  目标明确(短期/长期)

o  事项优先级

o  事项持续时间(临时/长期)

o  执行团队&可投入时间

o  以上事项与团队充分沟通

大家可以参考上述制定自己的checklist,更重要的是要记得告诉自己,先别急着去执行。


对于人的分析必不可少


这里的人分为两类,干系人和执行人/团队。


·  干系人


干系人管理(参考)是项目管理中必不可少的部分,当进行具体事项的推动和跟进的时候,对于干系人的分析也尤为重要。如下图为笔者在跟进大数据官网的过程中,对于简化之后的关系人管理表:

表1 简化关系人管理表

                                                                

 

身份

核心诉求点

沟通重点

市场

活动的宣传和推广

整体介绍、slogan、客户案例等

销售

客户线索的引流

客服系统、商务合作等

产品方

产品的介绍和推广

产品特点、试用等功能、支持等

项目经理(mentor)

小迭代尽快发布上线

计划、进展、交付情况


通过分析干系人诉求,使用恰当的沟通管理方式,从而更好地进行事项的推进。


· 执行人/团队


对于执行人/团队特点的分析,对于风险识别、沟通渠道等都有重要作用,也决定了采用何种推动和跟进方式以及过程中的注意点。笔者的示例如下:

表2 执行人/团队特点分析

                                       

 

特点

注意点

需求方繁忙,交付延期或交付不完整。

计划提早

可适当替代做一些决策

可补位将交付物补充完整。

开发成员是实习生,经验及业务水平有限。

保持持续跟进

提供必要的支持协助

需求需明确。

视觉leader新入职。

强调事项的重要性,借助其推动。



顺畅的沟通渠道


很多临时性事项是跨团队的,团队成员可能互相之间并不认识,中途可能会有成员更换、退出和新加入等情况,因此,保证顺畅的沟通渠道十分重要。笔者在推进一些具体事项的过程中,往往有如下的方式保证沟通:


·  完整的成员名单和职责分工;

·  通过启动/讨论会的形式,明确目标和成员等基本情况;

·  IM群组、邮件组(如果必要)的建立;

·  会议机制的明确(定期or根据事项进展);

·  wiki页面、JIRA项目、云协作等协作工具的使用;

·  新加入成员与原成员的认识和介绍(尽量面对面);

·  搞一次团建也是不错的选择。

可以根据事项本身的特点、团队的规模、是否有地理位置隔离或跨团队等等情况,采用不同的沟通方式。


风险管理总是必不可少


大部分项目经理都会在项目中进行风险管理,然而对于一些具体事务的执行,却容易疏漏了风险和应对。对于很多临时性事项,往往存在跨团队、临时投入、兼职支持、外部依赖多等各种问题,往往出现突发情况的概率更高。因此,如果能够提前预知并准备预案,对事项的成功执行有很大帮助。

可以对传统的项目风险管理表(参考)进行适当浓缩和精简,成为事项执行过程中的风险依据,如下表为笔者在跟进一些具体事项的风险管理方式:

表3 简化风险管理表

                                                                

 

类别

描述

预案

人员

开发成员为实习生,在岗时间可能存在风险。

请假期间协调其他成员支持。

进度

内容策划工作繁忙,可能无法按期交付。

协调组内成员群策群力。

质量

没有测试成员,交付质量存在风险。

开发保证自测,其他成员一起bugbash。




在上述表格的基础上,可以适当增加优先级、责任人、风险影响等字段,根据不同的情况确定采用不同复杂的风险管理表。总的目标是当某些可提前预知的问题发生时,已经准备好了应对预案


适当的填坑补位


角色缺失的情况往往会存在,项目经理的价值在于,可以找到合适的人补位,必要时自己进行填坑补位。其根本目标是:保证事项的顺利进行。例如笔者在跟进一些事项时,必要的填坑补位工作有如下:


·   没有内容策划时,补位进行内容&文案填充工作;


·   没有产品经理时,进行SEO搜集、网址提交、网站数据分析等工作;


·   没有售后的角色时,推动销售+客服进行客户问题的搜集和反馈;


·   没有技术支持时,产品+开发+销售进行实施部署等工作;


·   等等…


需要明确的是,切忌不要一直跳进去做事情,当有合适的角色出现时,需要跳出来将位置留给合适的人;适当的梳理和总结也是必要的,甚至可以形成一定的流程,便于长期的顺利推进。


其实,本质上所有事情都可以看做项目的浓缩,都可以使用项目管理的思路和方法推进,只是要根据事项的特点进行适当的删减和精炼,找到最合适的方式来执行和落地。




免费体验云安全(易盾)内容安全、验证码等服务

更多网易技术、产品、运营经验分享请点击


相关文章:
【推荐】 当前安卓App加固到底该如何做到防篡改?
【推荐】 反射型 DDoS 攻击的原理和防范措施

标签
易学教程内所有资源均来自网络或用户发布的内容,如有违反法律规定的内容欢迎反馈
该文章没有解决你所遇到的问题?点击提问,说说你的问题,让更多的人一起探讨吧!